Wie wir bewerten

M1 · Stellen und Aufgaben

Wir schauen auf Aufgaben, nicht auf Stellen.

Wir zerlegen jede Stelle in Aufgabenbündel, dann in einzelne Aufgaben, dann in Arbeitsschritte. Selten lässt sich eine Stelle ganz abgeben. Die meisten Stellen enthalten ein paar Aufgaben, die ein Agent heute schon erledigen kann.

In diesem Beispiel können fünf der sieben Aufgaben auf irgendeiner Stufe an einen Agenten gehen, zwei bleiben bei einem Menschen.

Jede Aufgabe bekommt ein eigenes Urteil: auf welcher Stufe ein Agent beginnen darf (M5), oder dass sie bei einem Menschen bleibt.

Beispiel · Kreditorenbuchhaltungerfunden

Sachbearbeitung Kreditoren

Rechnungseingang

Rechnungen lesen und buchenStichprobe

Rechnung mit Bestellung abgleichenStichprobe

Zahlungen

Zahlungslauf vorbereitenFreigabe

Zahlungen über CHF 5'000 freigebenMensch

Lieferanten

Zahlungsanfragen beantwortenFreigabe

Lieferantengespräch vorbereitenAssistenz

Zahlungsbedingungen verhandelnMensch

M2 · Wie es heute läuft

Herausfinden, wie die Arbeit wirklich gemacht wird

Beschriebene und gelebte Prozesse unterscheiden sich fast immer. Wir schauen auf den gelebten.

Process Mining

Wo Systeme Logs führen, etwa ein ERP oder ein Ticketsystem, rekonstruieren wir daraus den echten Prozess: welche Schritte, in welcher Reihenfolge, wie oft.

Task Mining

Mit Einverständnis der Beteiligten zeichnen wir auf, welche Schritte sie am Arbeitsplatz ausführen.

Interviews und Begleitung

Wir sitzen neben den Leuten, die die Arbeit machen. Die Sonderfälle stehen in keinem Log, und sie entscheiden, ob ein Agent funktioniert.

In einem kleinen Unternehmen reichen meist ein bis zwei Workshop-Tage mit Inhaber und Schlüsselpersonen, dazu Exporte aus Mail, Buchhaltung und CRM.

M3 · Bewertung

Jede Aufgabe, gleich bewertet

Diese Tabelle bekommen Sie am Ende der Analyse. Eine Zeile pro Aufgabe, sieben Kriterien, jedes von 1 bis 5 bewertet.

Aufgabe	Wie oft	Feste Regeln	Daten vorhanden	Hintergrund nötig	Fehlerkosten	Leicht prüfbar	Reguliert	Beginnt bei
Rechnungen lesen und buchen								Stichprobe
Rechnung mit Bestellung abgleichen								Stichprobe
Zahlungslauf vorbereiten								Freigabe
Zahlungsanfragen beantworten								Freigabe
Ausnahmen bei Kreditlimiten								Mensch

blau: hoch spricht für einen Agentenrot: hoch spricht gegen einen Agentenerfunden

M4 · Reihenfolge

Zwei Fragen entscheiden, was zuerst kommt

Was kostet ein Fehler, und kann jemand das Ergebnis schnell prüfen? Aufgaben, bei denen ein Fehler günstig und leicht zu erkennen ist, kommen zuerst. Aufgaben, bei denen er teuer und schwer zu erkennen ist, kommen zuletzt oder nie.

tiefKosten eines Fehlers →hoch

Jeden Fall freigeben

Teuer. Leicht zu prüfen. Zahlungslauf

Zuletzt oder nie

Teuer. Schwer zu prüfen. Kreditlimiten Zahlungsbedingungen

Zuerst

Günstig. Leicht zu prüfen. Rechnungen buchen Bestellabgleich

Nur Assistenz

Günstig. Schwer zu prüfen. Gesprächsvorbereitung

leichtPrüfbarkeit des Ergebnisses →schwer

Was die sieben Kriterien tun

Kosten eines Fehlers Reihenfolge
Prüfbarkeit des Ergebnisses Reihenfolge
Wie oft es vorkommt lohnt es sich?
Feste Regeln oder Urteilsvermögen möglich?
Sind die Daten vorhanden möglich?
Nötiges Hintergrundwissen möglich?
Gesetze und Aufsicht Grenze

M5 · Autonomiestufen

Der Agent fängt klein an.

Autonomie heisst: wie viel der Agent ohne einen Menschen tun darf. Er steigt eine Stufe auf, wenn die Zahlen zeigen, dass es funktioniert, und wieder ab, wenn nicht. Die Zahlen legen wir vorher fest.

Schattenbetrieb
Arbeitet neben Ihren Leuten
erledigt
Ihre Leute, wie heute
Agent
gleiche Arbeit, Ergebnisse verglichen
Assistenz
Bereitet vor
erledigt
ein Mensch
Agent
entwirft, sendet nie
Freigabe
Erledigt es, ein Mensch gibt frei
erledigt
der Agent
prüft
jeden Fall
Stichprobe
Erledigt es, ein Mensch prüft Stichproben
erledigt
der Agent
prüft
Stichproben und alle Ausnahmen
Autonom
Arbeitet allein
erledigt
der Agent
prüft
Überwachung, Abschaltknopf

Eine Stufe höher nur mit gemessenen Ergebnissen

M6 · Zuerst den Prozess richten

Automatisieren Sie keinen schlechten Prozess

Einen schlechten Prozess mit einem Agenten schneller zu machen, ist der häufigste Fehler. Wir gestalten ihn zuerst neu.

Klare Übergabepunkte

Es ist aufgeschrieben, wo die Arbeit des Agenten endet und die eines Menschen beginnt.

Ein Weg für Ausnahmen

Jeder Fall, den der Agent nicht lösen kann, hat einen festen Weg zu einem Menschen. Ausnahmen fressen oft den Grossteil der Einsparung, darum zählen wir sie im Schattenbetrieb.

Strukturierte Eingaben

Wo ein Formular oder ein festes Format das Raten erspart, führen wir es vor dem Agenten ein.

M7 · Menschen

Die Menschen von Anfang an einplanen

Wer die Agenten beaufsichtigt, wer den Prozess verantwortet und wer Weiterbildung braucht, klärt bereits die Analyse.

Das ist neben dem HR-Thema auch ein Betriebsrisiko. Wer um die eigene Stelle fürchtet, gibt schlechtere Auskunft über die Arbeit, und Wissen, das nicht aufgeschrieben ist, geht mit den Leuten. Wir halten es fest, bevor sich etwas ändert.

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